ETIKA MENGIRIM E-MAIL DEMI KENYAMANAN

1. Akun (account) E-Mail Gunakan nama akun dan nama pengguna yang pantas. Nama akun “MuhammadMaulanaKhoerurrahman” misalnya tentu lebih tepat untuk penggunaan informal daripada formal di kantor selain tidak menunjukan langsung identitas pemilik akun.  

2. Menulis E-Mail

• Tujukan E-Mail untuk Pribadi atau Grup Perhatikan, apakah E-Mail ditujukan untuk pribadi atau grup. Ucapan selamat atau belasungkawa mungkin lebih tepat ditujukan untuk pribadi daripada grup. 
• Subject Sesuai Isi Pesan Subject harus menginformasikan isi pesan E-Mail. Jika E-Mail sudah di- reply/forward berulang hingga berubah isi pesannya, sebaiknya ganti subject-nya. Subject yang sesuai isi pesan sangat membantu untuk pencarian kembali di lain waktu. 
• Tembusan (CC dan BCC) Gunakan Carbon Copy (CC) hanya kepada orang yang perlu mengetahui pesan tersebut, hindari CC terlalu banyak. CC yang telalu banyak dapat diindikasikan sebagai spam oleh mesin E-Mail. Jika perlu CC banyak secara rutin, gunakan sarana Mailing list.  Jika tidak ingin orang yang dikirimi tembusan satu sama lain mengetahui siapa yang menerima pesan, gunakan Blind Carbon Copy (BCC). 
• Lampiran (attachment) Hindari attachment terlalu besar, apalagi jika dikirim ke Mailing list/grup E-Mail. Gunakan tools kompresi untuk memperkecil ukuran file. Pertimbangkan penggunaan tools untuk sharing dan mengerjakan dokumen secara online semacam Google Docs, sehingga dokumen dapat diunggah, akses dan edit dari mana pun.  Sebesar apapun besar kapasitas mesin E-Mail maupun kapasitas lebar jalur internet (bandwidth), beban jaringan akan tetap berlebih/jenuh selama pengguna tidak sadar dan perduli akan hal ini.
• Label high priority  Centang sebagai high priority bila diperlukan. Penerima bisa menilai tidak penting bila eMail terlalu sering ditandai high priority, karena menganggap hal yang biasa. f. Buat E-Mail yang mudah dibaca Buatlah pesan yang singkat dan padat, penerima akan senang membacanya dan mudah menerjemahkan isi pesan. 
•  Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua Menggunakan huruf besar secara penuh akan mendapat kesan penulis marah, selain tampilan pun menjadi tidak menarik. Gunakan caps lock bila mana PERLU saja.  
• Perhatikan Struktur Penulisan Struktur penulisan E-Mail hampir sama dengan surat biasa, di mana terdapat bagian salam, pembuka, isi dan penutup. Penerima akan senang membacanya bila diawali dengan salam (Yth, Selamat Pagi/Siang, Assalamualaikum, Dear, dst) 
• Perhatikan Pengguna Perangkat Gadget Menerima E-Mail menggunakan gadget kadang sulit untuk membuka attachment, sebaiknya pesan yang penting/segera tidak di-attach tapi tulis dalam body E-Mail sehingga dapat langsung dibaca.
• Cek ulang sebelum “send”. Setelah E-Mail rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang segalanya. Sekali tombol “send” di-klik, E-Mail akan terkirim dalam hitungan detik, tidak dapat dibatalkan dan mungkin akan berada di jaringan untuk selamanya/abadi. 
• Tunggu balasan Tidak semua orang memiliki akses internet dengan mudah, atau waktu luang membaca E-Mail yang kita kirim. 

 3. Menjawab Surat

• Jawab (Reply) Jawab E-Mail dengan segera. Bedakan antara Reply dan Reply All.   
• Jawab Semua (Reply All) Jangan menggunakan Reply All jika sekedar mengucapkan “terimakasih”, “selamat”, “ikut prihatin”, “ikut belasungkawa” dan semacamnya. Ucapan seperti ini sebaiknya ditujukan langsung ke pribadi karena orang lain mungkin terganggu jika inbox-nya dibanjiri oleh ucapan seperti ini. 
• Jawab pertanyaan secara inline.  Jika seseorang mengirimkan E-Mail berisi pertanyaan yang disusun dengan pointer atau nomor, lebih baik selipkan jawaban pertanyaannya langsung di bawah pertanyaannya masing-masing karena akan lebih mudah memahaminya. 
• Body reply jangan dikirim semua Lama kelamaan E-Mail yang kita reply akan bertambah ukuran maupun jumlah barisnya karena seluruh isi E-Mail yang kita balas akan diikutsertakan lagi. Hapuslah sebagian isi E-Mail yang akan kita reply, sisakan kalimat yang perlu kita jawab saja. 

4. Meneruskan / Forward E-Mail  Setiap baris E-Mail yang di-forward akan dihiasi oleh tag seperti: „>‟. Seharusnya tag ini dibuang dulu karena setiap E-Mail di-forward, tag akan terus bertambah dan tampilan menjadi tidak menyenangkan.   

5. Spam dan E-Mail Bomb Spamming adalah pengiriman E-Mail berulang dengan subject berbeda atau sama berupa tawaran informasi, produk atau jasa yang tidak kita butuhkan.  E-Mail bomb adalah pengiriman E-Mail dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud inbox penerima cepat penuh. 

Jangan lakukan Spamming maupun E-Mail bomb karena akan mengganggu penerima. Jangan tanggapi pula E-Mail berantai, misalnya E-Mail yang meminta untuk meneruskannya ke sejumlah orang, misalnya supaya bernasib baik dan jika tidak diteruskan akan tertimpa sial.